Bill Gates'ile on omistatud tsitaat, mida ma kogu aeg kordan: “Ma valin raske töö tegemiseks laisa inimese; sest laisal inimesel on lihtne viis seda teha. ”Armastan seda, sest see kajastab sentimenti, mis mul on alati olnud tõene: on olemas viis, kuidas muuta pahe vooruseks. Laiskad inimesed on parimad leidmaks lihtsaid viise, kuidas asju teha. Segasetel inimestel on parimad puhastusnõuanded. Ja inimestel, kes on oma postkastide haldamisel enesestmõistetavalt kohutavad, on parim nõuanne e-posti teel suhtlemiseks.
Olen teile siinkohal ümardanud mõned kindlad nõuanded soovimatute ja ebasoovitavate e-posti teel, et saaksite seda tõestada. Ja jah, nimed on nende postkastide kaitsmiseks muudetud.
„Kui te ei pea tingimata seda tegema, ärge saatke meilisõnumeid rohkem kui ühele inimesele. Ma ei vasta sellele tõenäoliselt, kuna ootan (ja loodan), et näha, kas teine inimene seda teeb. ”
„Olen hakanud oma e-kirjades inimestele rääkima, kui te ei kuule minust enne [mõistlikku kuupäeva], palun palun mind täpselt hommikul hommikupooliku pealkirjaga. Kui nad saavad teada, et ma olen tõsine, aitab ma nagide lubamisel asja liikvel hoida ka siis, kui keegi meist kukub. "
“Tegevusjuhendite kasutamine päises säästab mind kogu aeg. Sisestage põhimõtteliselt oma e-kiri koos saaja ja pealkirjaga, seejärel öelge mulle, mida vajate. Midagi sellist: „VAJALIK TEGEVUS: Järgmiste aastate numbrid” või „LÄBIVAATAMISEKS: konto XYZ kasutamine” või „VAJALIK VASTUS: homne kohtumine, arvutustabel lisatud. 'Kui näen mõnda neist rasvaseid toimingute juhiseid, tähtsustan seda tavaliselt ja kui olen saatja, on mul palju parem vastus. hinda. ”
"Suhtlemisel inimestega, kes imevad e-kirju, saadan neile nummerdatud loendid küsimustest, millele mul on vaja neile vastata."
“Automaatne reageerimine on elupäästja! Olen ühe naise show ja ausalt öeldes pole kõik, mis minu postkasti kaudu saab, esmatähtis. ”Sellel hõivatud naisel on oma ettevõtte konto igale e-kirjale automaatne vastus koos sõnum, mis kutsub kliente, kellel on kiireloomulisi päringuid teksti või kõne saamiseks, ning loob ootused tema vastuse saamiseks: „Kui te pole 48 tunni jooksul vastust saanud, palun järgige üles. ”
“Sildid on kohustuslikud! Saan hõlpsalt kõik niimoodi läbi sorteerida. Seadsin filtrid, et arhiivida (postkasti vahele jätta) automaatselt asjadesse, mis ei vaja viivitamatut reageerimist, nii et see hoiaks minu postkasti hallatavana. "
„Kui meilisõnumi lahendamine võtab rohkem kui kaks lauset, on teil parem telefonitsi või isiklikult vestelda. Pange teemareale võimalikult palju detaile. E-kirjad peaksid välja nägema pigem tekstid kui vanaema kaardid. ”
„Kui teema muutub, ärge jätkake määramata ajaks sama e-posti niidile vastamist. Tavaliselt on parem kas muuta e-posti teema rida või veel parem, kui alustada uue e-kirjaga. Kui saate päevas 100 või enam e-kirja, peate oskama vastuseid tähtsuse järjekorda seada, nii et kui ma ei tea, mis meilis on, või arvan, et see on seotud vana teemaga, siis on mul vähem tõenäoline, et saan selle kohe avada. Ja see on eriti kasulik siis, kui peate tagasi pöörduma ja vanu e-kirju otsima, kui teema rida vastab e-kirja põhiosale. ”
See tundub vastuoluline, kuid paljud küsitud inimesed ütlesid, et nende nutitelefon muudab e-posti teel halvemaks. „See on reegel, mida üritan enda jaoks väga raske rakendada: ärge kontrollige oma e-posti, kui teil pole saadaval e-kirjadele vastamiseks. Lõpuks unustan mõnele e-kirjale vastata või oma vastuse ära lükata, sest lugesin seda ja siis unustasin, et ei vastanud kunagi. Püüan tõesti kõvasti kontrollida ainult seda, kas mul on aega ja vaimset energiat reageerida just sellel hetkel. ”
“Mul on oma päevakalendris e-posti aadress ja ma üritan sellest kuni selle ajani eemal olla ja kui see 30 minutit on möödas, siis ma sulgen selle.”
“Ma imestan e-posti teel, aga nagu viis aastat tagasi, hakkas Gmail võluväel kõike otse prügikasti saatma. Ma ei suutnud välja mõelda, kuidas seda uuesti suunata, ja pärast paar nädal aega kestnud pooletu katset leidis mulle, et see meeldib mulle. Nüüd, kui soovin selle salvestada, teisaldan asjad prügikastist oma postkasti; kõik muu kustutatakse võluväel iga kuu või midagi sellist. ”
