Kui proovite liikuda uues ümber kujundatud Gmaili postkastis, lubage meil teha käepärane soovitus, mis võiks teie ametialase suhtluse tõhusust kümnekordistada. Unustage, et üritasite sammu pidada pagarite tosina segatud ja sobiva e-posti sildiga. Saate iga saadud teate tõhusalt paigutada kolme tegevuskausta. Siin nad on.
Ilmselt on prügikast prügikast ja rämpspost on rämpspost. Aga kuidas on lood teiste 8000 sõnumiga, mida teile iga päev saadetakse? Nad peavad kuskile minema, eks?
“Hiljem”
Mida te sinna panite: E-kirjad, mis nõuavad ülesande täitmist, mida te ei saa sel hetkel teha. Kiire 2-minutine või vähem sõnumitele vastamine peaks toimuma ASAP-na, kuid pika vastusega või sõnumid, milles palutakse teil toiming lõpule viia, võivad selles kaustas hangoutis olla, kuni saate järelmeetmeid teha hiljem.
Mida sa sellega teed: Pidage meeles, et hiljem tähendab hiljem; kogu see süsteem ebaõnnestub, kui te ei pea selle kaustaga sammu. Kui teil on kogu päeva vältel aega 20 minutit, registreeruge oma sildiga „Hiljem” ja jälgige, kuidas toiminguid ja vastuseid olete pannud.
“Hoia”
Mida te sinna panite: Kitsa kasulikkusega aknad ja sõnumid. Käimasolevate projektide töökaaslaste lõime võib siia sisse visata, nagu ka kinnitusnumbritega või jälgimiskoodidega e-kirju.
Mida sa sellega teed: Teil on siin niidid kinni, kuna teil on vaja neile vähemalt natuke aega hõlpsat juurdepääsu, et saaksite vajaliku teabe leidmiseks siia sisse logida. Kuid peate seda regulaarselt puhastama - võib-olla kord nädalas või nii? -, et hoida kõike värsket ja saastamata. Sõnumid teisaldatakse kaustast „Hoia” kas „Prügikasti” või selle järgmise suvandi juurde…
"Arhiiv"
Mida te sinna panite: See on teie pikaajaline e-posti teek. Kui e-kiri sisaldab midagi teie tean peate hiljem hiljem rea alla minema - näiteks veebifoorumi sisselogimisinfo või kauavalminud projekti lõplikud failid -, et see siia hilisemaks tutvumiseks sisestada.
Mida sa sellega teed: Jätke rahule... kuni teil on midagi vaja. Seejärel tõmmake oma e-posti kliendi otsingufunktsiooni abil sõnumeid arhiivist ja saate kohe vajaliku teabe.
