Rääkisin teisel päeval kellegagi meilisõnumitest ja kuulasin neid kurtmas, kuidas nad lihtsalt ei saanud asju kontrolli alla. Seejärel saatsin e-kirja ühele mu disainisõbrale midagi olulist ja ta ei vastanud kunagi. Selgub, et tema postkasti on 4000 e-kirja sügav, nii et ta jäi sellest ilma ...
Kunagi olin see tüüp, kuid pärast miljoni erineva süsteemi proovimist sain aru, et ükski tehnika ei tööta minu jaoks. Vajasin midagi, mis sobiks minu töövoogudesse, kuid oleks siiski mõistlik. Nüüd võib-olla see teie jaoks ei tööta, kuid andke sellele pilt ja võib-olla leiate, et haldate oma e-posti natuke paremini.
1. Postkast <20: Ma tõesti tahtsin töötada postkasti nullsüsteemis, kuid see polnud alati teostatav. Sageli leian, et hoian postkastis vaid ühte või kahte e-kirja, mitte kunagi seda tehes ja tunnen hiljem selle pärast süüd.
Selle asemel, et jääda reegli nullpunkti, otsustasin selle lihtsana hoida ja veenduda, et minu postkastis on alati vähem kui 20 e-kirja. Seda tehes ei tunne ma end süüdi selle pärast, et seal on liiga palju inimesi või ei ole Inbox Zero saavutanud. Kõik postkasti jäänud e-kirjad on seal tavaliselt olemas, kuna neile tuleb kiiresti reageerida, kuid mitte tingimata kohe.
2. 20-minutiline reegel: Soovin, et leiaksin selle, kus seda lugesin, sest tahaksin seda siin viidata. Kuid eeldus oli, et vastate tekstsõnumile kahe minutiga, e-kirjadele 20 minutiga, kõneposti kahe tunniga või midagi sellist. Olenemata tegelikest numbritest, olen võtnud vastu 20-minutise reegli e-kirjadele vastamiseks igal võimalusel.
Kiiresti inimeste juurde tagasi jõudes jääb minu postkasti segadusse, inimesed ei vihasta, sest ma ei ole reageerinud ja olen protsessis korras.
3. Toimige, arhiiv või prügikast: Igal meilil on minu jaoks üks kolmest toimingust. Kui ma pean tegutsema selle järgi, mis seal on, siis vastan ja võtan siis algse meilisõnumi ja faili arhiivi kausta. Kui mul on seda e-kirja vaja, kuid see ei vaja vastust (näiteks kviitungit või midagi sellist), siis panen selle uuesti sellesse arhiivi kausta. Lõpuks, kui see on rämpspost või rämpspost, prügikastiksin selle jäädavalt, nii et see ei vii kõvaketta ruumi. Ma leian, et see süsteem töötab minu jaoks hästi, sest ma tean alati, kust midagi otsida, kuid saan samal ajal segadusest lahti.
4. E-posti käitlemine partiidena: Enne kui ma pole isegi voodist tõusnud, on postkastis tavaliselt 30 e-kirja, mis kõik nõuavad mingisugust tähelepanu. Isegi pärast rasva kärpimist ja rämpsposti kustutamist on teie käsutuses veel palju e-kirju, mis võib olla pettumust valmistav. Kuidas seda teha?
Kuna mulle saadetakse nii palju e-kirju, saan ma neid tavaliselt 20-minutise reegli järgi partiidena käsitseda. See tähendab, et ma ei kaota aega oma postkasti kontrollimisel, peatades muu oma töövoo.