See sõber on alati olemas. Tead, see, millel on 76 kuulmata kõneposti, 150 lugemata teksti ja - kõmu - 15 964 lugemata meilisõnumit tema postkasti. (Või äkki on see “sõber” teie.) Mõlemal juhul võib postkasti segadusse võtmata jätmine või isegi postkasti nullpunkti jõudmine tunda võimatut #adultingu toimingut. Kuid digitaalselt koristav maja ei pea olema teie vähim lemmik.
Kuna kõik rakendavad oma kodudes KonMari meetodit, siis valisime paar tootlikkuse eksperti, et anda mõned näpunäited, kuidas tuua oma postkasti maagiline koristamiskunst.
Oluliste e-kirjade jaoks, nagu reisiplaanid, kupongid ja üürileandja teave, mida soovite hiljem säilitada, ühendage oma konto märkmete rakendusega, näiteks Evernote. "Koos e-posti funktsiooni Evernote, saate need e-kirjad saata otse märkmikesse, näiteks „Eelseisvad reisid”, „Ülesanded” ja „Pakkumised”, ”ütleb Evernote'i toimetusjuht Forrest Bryant.
Kas soovite sissetulevate e-kirjade esitamiseks aega raisata? Lihtne parandada, ütleb Bryant: “Seadistage
nutikad sildid Gmailis või reeglid Outlookis saadud sorteeritud e-kirjade automaatseks sortimiseks saatja või märksõnade alusel, nii et te ei raiska arhiveerimise aega saabuvad e-kirjad vastavatesse kaustadesse või kaovad teie ülemuselt selle ühe sõnumi jaoks kuu aja jooksul ringi tagasi. ”Kui rämpspost lisab teie postkasti, siis harjutage tellimuste regulaarset loobumist rakenduse kaudu, nt Unroll.me. Võite tellimuse käsitsi tühistada, otsides oma e-posti otsingukastist märksõna „tellimusest loobumine”. “Kui mul on viis kuni 10 minutit enne järgmist kohtumist või olen telefoni teel ootel, proovin tellimusest loobuda umbes viis e-kirja korraga, mis hoiab ülesannet juhitavana, ”ütleb Shay Paulson, omanik ja meedostrateeg kell Merit Media.
Ehkki kiire e-kiri koosoleku kavandamiseks tundub mugav, on need täpselt seda tüüpi lõimed, mis ummistavad meie postkastid. Säästke endale aega ja vältige postkasti segadusi, kasutades sellist veebikalendrisüsteemi nagu Täpsuse ajakava või Suurepäraselt selle asemel. "Nii saate sünkroonida selle oma Gmaili või töökalendriga ja lasta inimestel planeerida kohtumiste või vestluste aja, kui see on kõigile mugav," ütleb ettevõtte treener Lindsey Anvik.
Kui tüütu on seda e-kirja käsitsi otsida, kus on teavet, mida vajate, et midagi tööl korda saada? Anvik soovitab vähendada tarbetuid e-posti ahelaid selliste projektijuhtimissüsteemidega nagu Asana või Põhilaager. "Mõlemal on rakendus ja teatised, mis võimaldavad teil projekte ja kliente hõlpsalt ühes ruumis jälgida, ilma et oleks vaja peavalu postkasti sorteerida ja otsida," ütleb ta.
Kui kasutate praegu e-posti aadressil inimeste gruppide või meeskondadega koostööd, ütleb Anvik, et see on väline vestluserakendus, näiteks Skype või Lõtv võimaldab teil hõlpsalt suhelda küsimustega ja saada koheseid vastuseid, selle asemel et oodata e-kirjaga vastust.
Natalie Wise, raamatu “Enesedistsipliini käsiraamat, ”On geniaalne trikk, et saada oma allkirjast nii palju läbisõitu, kui vähegi võimalik. "Selle asemel, et lihtsalt oma nimi ja ametinimetus sisestada, lisage aktiivne e-posti kontrollimise aeg, e-kirjadele saadetav üldine teave ja parim viis teiega ühenduse võtmiseks," ütleb ta. „Proovige,” eelistan rääkida teksti kaudu. Kiirema reageerimise jaoks saatke mulle julgesti oma numbril. '”
Veel üks viis puhta postkasti hoidmiseks? Tükeldage osadeks, luues neli konkreetset eesmärki teenivat eraldi e-posti kontot. Professionaalne korraldaja ja tootlikkuse konsultant Josephine Page soovitab ühte isiklike asjade jaoks, ühte töö jaoks, ühte e-kirjade turustamiseks ja ühte sotsiaalmeedia jaoks. "Iga e-posti aadress võib olla tuletis esimesest, näiteks" douglasP "isiklikuks või" douglasB "äri jaoks," ütleb ta. "Kui seadistate eraldi e-posti aadressid, on iga e-posti tegevuskava ülevaatamine ja täitmine vähem murettekitav."
Isegi kui takistate tarbetute e-kirjade postkasti tuhnimist, ei viibi te hoolduse huvides metsast väljas. Justin Lavelle, BeenVerified, ütleb, et ta määrab meilide haldamiseks tavalise kuupäeva. „Valige igal nädalal oma postkasti hooldamiseks kellaaeg. Selle aja jooksul blokeerige oma kalender ja vaigistage oma telefon. Kaitske aega nagu mis tahes muu olulise kohtumise korral ja organiseeruge, ”ütleb ta. "Pühkige ebaoluline, arhiivige kogu ja tähtsustage ülesandeloendit."
